برنامج InfoPath
برنامج InfoPath هو برنامج جديد
من عائلة office، يقوم بعملية تجميع واستخدام ومشاركة
المعلومات عبر نماذج ديناميكية تدعى forms. يمكن
هذا البرنامج المنظمات من القيام بما يلي:
1- جمع المعلومات بطريقة أكثر كفاءة من الطرائق
المعتادة.
2- مشاركة المعلومات ضمن المؤسسة خلال جميع مراحل
العمل.
3- معالجة المعلومات بطريقة مرنة.
يقدم هذا البرنامج إمكانية العمل
بطريقتين منفصلتين، إما القيام بملئ نموذج form
أو القيام بتصميم نموذج جديد.
يستخدم بعض المستخدمين هذا البرنامج فقط لملئ نماذج
مثل تقارير حالة لمدارئهم. أما المصممين يستخدمون
البرنامج لتعديل نماذج موجودة أو تصميم نماذج جديدة
بحيث توائم عمل وحاجات المنظمة.
سنقوم من خلال هذه الفقرة التعرف
على بعض الإمكانيات التي يتيحها هذا البرنامج:
1- عملية ملئ نموذج جاهز:
يحوي البرنامج على مجموعة كبيرة من النماذج الجاهزة
التي يمكن للمستخدم المباشرة بملئ المعطيات أو المعلومات
ضمنها دون القيام بأي تعديل. من الأمثلة على هذه
النماذج نموذج خاص بتوصيف خطة مشروع، نموذج خاص
بإجازات شركة ما، حجوزات طيران، نماذج خاصة بطلبيات
شراء وغيرها.
حتى نقوم بملئ نموذج ما نقوم بالخطوات التالية:
1- اختيار الأمر ملئ النموذج من القائمة ملف (Fill
out a form).
2- اختيار النموذج المراد ملئه من مجموعة النماذج
المتواجدة في البرنامج.
3- نلاحظ ظهور نموذج فارغ يمكن البدء بملئ المعلومات
المطلوبة. إن هذا البرنامج يقدم تسهيلات كبيرة عند
ملئ المعلومات الخاصة بنموذج، بالإضافة إلى تطبيقه
لجميع العمليات التي تعود مستخدم عائلة Office عليها،
حيث يستطيع المستخدم تغيير نوع الخط، لونه أو استخدام
المدقق الإملائي وغير ذلك بنفس الطريقة تماماً التي
تعود استخدامها في برنامج Word مثلاً.
نلاحظ أن النموذج يحتوي على مجموعة
من العناصر نسميها Controls، سوف تحوي جميع المعلومات
المدخلة. إن هذه العناصر لها أنواع مختلفة (يمكن
أن تكون معروفة جدا من قبل مطوري البرامج مثل مربع
النص (Edit)، عنصر التاريخ، القائمة المنسدلة التي
تحوي مجموعة قيم ثابتة يتم الاختيار منها، جداول
الإدخال وغيرها. يقدم البرنامج إمكانية التأكد من
صحة المعلومات المدخلة في هذه العناصر مثلاً في
حال تم إدخال حروف في مربع تاريخ يتم إظهار رسالة
خطأ تنبه المستخدم.
ولكن يضيف برنامج InfoPath مجموعة
أخرى جديدة من العناصر (غير مألوفة من قبل المطورين)
ليقدم تسهيلات أخرى عند بناء الواجهات، وهذا ما
يميز البرنامج فعلياً عن غيره من البرامج. من أهم
هذه العناصر المقاطع:
1- المقاطع الاختيارية: حيث يمكن تجميع مجموعة عناصر
ضمن مقطع اختياري وبالتالي تقديم إمكانية إخفاء
أو إظهار هذا المقطع عند ملئ المعلومات المطلوبة
من النموذج.
2- المقاطع المتكررة: يتم تجميع مجموعة من العناصر
ضمن هذا المقطع وبالتالي يمكن للمستخدم اختيار عدد
المرات التي يريد فيها تكرار المقطع. مثلاً في حال
كان النموذج هو خطة مشروع فإن خطوات المشروع لها
نفس المعلومات بالضبط (ولكن عددها غير محدود سلفاً،
متغير من مشروع لآخر) وبالتالي يحوي النموذج العناصر
الخاصة بملئ معلومات خطوة في مشروع ضمن مقطع متكرر
ويقوم المستخدم الذي يملئ النموذج بتكرار هذا القسم
على عدد خطوات المشروع الحقيقي الذي يعمل به.
3- الجداول المتكررة: وهي جداول
تظهر في النموذج بسطر واحد فقط، ولكن يمكن للمستخدم
عند البدء بملئ نموذج إضافة عدد أسطر للجدول حسب
العدد الذي يريده.
بعد الانتهاء من ملئ معلومات نموذج
يقوم البرنامج بحفظ هذه المعلومات والتي يمكن مشاركتها
ضمن جميع الأشخاص العاملين في المؤسسة مثلاً.
2- عملية تصميم نموذج:
يقدم البرنامج إمكانية تصميم نموذج للأشخاص الذين
لا يرغبون باستخدام النماذج الموجودة لعدة أسباب
أهمها عدم ملائمة هذه النماذج لمتطلبات عملهم. يمكن
القيام بتصميم نموذج باختيار الأمر تصميم نموذج
من القائمة ملف، ثم اختيار طريقة من الطرائق الثلاثة
التالية:
• البدء بتعديل نموذج موجود: في أغلب الأحيان تكون
النماذج الموجودة مفيدة جداً، ولكن تحتاج إلى تعديل
بسيط لتوائم متطلبات المستخدم. يمكن أن تقتصر التعديلات
بإضافة بعض قواعد التحقق على العناصر الموجودة أو
إضافة عناصر جديدة أو القيام بحذفها.
• تصميم نموذج بدءاً من صفحة بيضاء: يقدم البرنامج
مجموعة من الأدوات التي تساعد على بناء نموذج منها:
o استخدام الجداول التي تساعد على التحكم بمظهر
النموذج، والتحكم بمكان توضع العناصر ضمنه.
o يمكن بعد تحديد شكل النموذج عن طريق الجداول اختيار
العناصر المرادة من قائمة العناصر الموجودة. يمكن
التحكم بكيفية إظهار هذه العناصر أو التحكم بمجموعة
الخصائص الخاصة بها مثل عمليات التحقق المراد إضافتها.
o يتم تخزين هيكلية النموذج ضمن ملف XML، يمكن مشاهدة
الهيكلية الخاصة به عن طريق Task Pane يحوي العناصر
التي يتألف منها النموذج بالإضافة إلى المجموعات
التي تحوي هذه العناصر.
• أما الطريقة الأخيرة هي استخدام data Source أو
مصدر معطيات مثل قاعدة معطيات، أو ملف XML مثلاً
وبناء النموذج الخاص بهذا المصدر، وبالتالي عند
القيام بملء النموذج يتم حفظ المعطيات ضمن القاعدة
مباشرة أو ضمن ملفات XML.
إن ما سبق هو بعضاً مما يقدمه البرنامج،
بالإضافة طبعاً إلى العديد من الفوائد الأخرى مثل
إمكانية نشر النموذج على شبكة خاصة بمؤسسة لتم تشاركها
من قبل جميع الموظفين. بالإضافة إلى إمكانية ملئ
نموذج واحد عن طريق دمج مجموعة من النماذج المملوءة
مثلاً: في حال أردنا الحصول على نموذج يحوي رواتب
جميع الموظفين، وكنا نملك نموذج يحوي راتب كل موظف،
وبالتالي يمكن دمج نماذج جميع الموظفين معاً للحصول
على نموذج واحد يحوي مجموع الرواتب.
م. زينة طربيه |
