Excel Tips
بعد أن تكلمنا عن برنامج Excel
بشكل عام ومدى فائدة الجداول الإلكترونية في الأعمال
المكتبية، سوف نتحدث اليوم عن بعض الوظائف المتميزة
التي يقدمها هذا البرنامج.
في الواقع يقدم هذا البرنامج كغيره من برامج الجداول
الإلكترونية العديد من الوظائف التي تسهل العمل
المكتبي، بالإضافة إلى بعض الوظائف التي تكامل بينه
وبين بقية عائلة Microsoft Office على اعتباره واحداً
منها.
سنعرض بداية جانب من جوانب تكامله مع برنامج Access
ومن ثم بعض التسهيلات التي يقدمها للتعامل مع المعطيات،
ومن ثم بعض القدرات التحليلية على المعطيات.
1- كيفية استيراد المعطيات من قاعدة
معطيات Access
يجب إتباع الخطوات التالية:
- من القائمة بيانات/Data اختيار
الأمر استيراد بيانات خارجية/import external data.
- ثم الأمر استيراد بيانات فيظهر
مربع حوار كالتالي
- ثم انتقاء مصدر المعطيات المطلوب
- ثم فتح
عندها تكون المعطيات قد أصبحت جاهزة ومعبئة في صفحة
Excel
2- استخدام النماذج Forms من أجل
التعامل مع المعطيات
بعد تحديد السطور المطلوبة مع السطر الذي يمثل رأس
الجدول (عناوين الحقول) نقوم باختيار الأمر نموذج
من القائمة بيانات فيظهر واجهة تخاطبية كالتالية
من خلال هذه الواجهة يمكن التنقل بين السطور، إدخال
سطور جديدة، حذف سطور، وتعريف بعض الشروط على السطور
المسترجعة.
3- استخدام عملية التصفية الآلية
Auto Filtering
تسمح هذه الوظيفة بإظهار السطور التي تحقق شروطاً
معينة بدلاً من إظهار كافة السطور، الأمر الذي يسهل
عملية الرؤية، والطباعة، والبحث عن المعلومة المطلوبة
ضمن كمية كبيرة من المعطيات.
يتم اختيار هذا الأمر من القائمة بيانات ثم الأمر
تصفية ثم تصفية تلقائية
تظهر أسهم عند الحقول التي تمثل رأس الجدول تسمح
بتعريف شروط التصفية كما في الشكل التالي
- يوجد شروط مسبقة التعريف مثل "الكل"،
أو "أكبر من"
- كما يمكن تعريف شروط مخصصة تسمح بطيف واسع من
الشروط الممكنة على المعطيات
4- الحصول على بعض العمليات الحسابية
بسرعة
يوفر Excel بعض التوابع الرياضية
الهامة مثل (المعدل – القيمة القصوى – القيمة الصغرى
– عدد الأسطر - ...)، ويمكن الحصول عليها بشكل سريع
ودون كتابة أية تعليمات، وأيضاً بدون تعديل المعطيات.
يمكن الحصول على نتائج هذه العمليات بعدد تحديد
السطر أو العامود المطلوب ومن ثم بالضغط على شريط
الحالة status bar بالزر اليمين للفأرة يمكن اختيار
التابع الرياضي المطلوب، كما في الشكل التالي
5- حل مسائل الأمثلة باستخدام الأداة
Solver
لنأخذ البيانات التالية والظاهرة في الشكل
تعبر هذه المعطيات عن منتجات تابعة لشركة ما، هذه
المنتجات هي المنتج أ، ب، ج. يعبر العامود "عدد
الوحدات المنتجة" عن عدد القطع المنتجة من
كل منتج. ويظهر العامود "ربح الوحدة الواحدة"
عن ربح القطعة الواحدة من كل منتج. العامود الأخير
"الربح يعبر عن الأرباح الناتجة عن كل منتج
من المنتجات الثلاثة. لدينا أيضاً سطر إضافي "المجموع
الكلي" يعبر عن الإنتاج الكلي أو الطاقة الإنتاجية
للشركة والربح الإجمالي.
لنقوم الآن بطرح شروط المسألة بهدف الحصول على أكبر
ربح ممكن، هذه الشروط هي:
• يجب أن يكون عدد الوحدات المنتجة
من المنتجات الثلاثة (طاقة الانتاج) مساويا القيمة
300 وحدة في اليوم الواحد
• تحتاج الشركة إلى 50 وحدة من المنتج
أ لكي تفي بطلبية ما موجودة حالياً
• تحتاج الشركة إلى 40 وحدة من المنتج
ب لكي تفي بطلبية متوقعة
• نظراً إلى أن الطلب على المنتج
ج محدود حالياً، فإن الشركة لا تريد أن تنتج أكثر
من 40 وحدة من هذا المنتج
لنقوم الآن بتشغيل الأداة Solver من القائمة أدوات
ثم اختيار الأمر Solver فيظهر شكل كالتالي:
يمكن ضمن هذه النافذة تمثيل جميع قيود المسألة وكذلك
المتحولات والقيمة المطلوب تعظيمها كما يلي:
- نقوم فقط باختيار الخلية التي نريد وضع النتيجة
فيها وهي في حالتنا خلية مجموع الأرباح
- نقوم باختيار نوع الأمثلة بحيث يمكن تعظيم الربح
في حال كانت المسألة تتحدث عن أرباح، أو أن نختار
التصغير بحيث نحصل على أقل خسارة ممكنة في حال كانت
المسألة تتحدث عن خسارة.
- ثم نضع المؤشر في الخلية "By changing cells"
ونقوم باختيار الخلايا المتغيرة وهي في حالتنا خلايا
العامود الذي يحوي كمية الإنتاج من كل منتج إذ الهدف
هو حساب كميات الإنتاج بحيث لنبي شروط الوضع الراهن
ونحصل على أعلى ربح في نفس الوقت.
- ثم نقوم بإدخال شروط المسألة وهي كما يلي:
o يجب أن يكون عدد الوحدات المنتجة من المنتجات
الثلاثة (طاقة الانتاج) مساويا القيمة 300 وحدة
في اليوم الواحد
ويمكن إدخال الشروط في القسم "Subject to the
constraints" في الأداة Solver وذلك بالضغط
على الزر Add فيظهر شكل كالتالي:
نختار الخلية المراد وضع القيد عليها
ثم نوع القيد ومن ثم القيمة.
وهكذا يمكن إدخال بقية الشروط فنحصل على شكل كالتالي:
وأخيراً بالضغط على الزر Solve نحصل
على النتيجة بحيث يعدل قيم الخلايا الخاصة بكميات
الإنتاج ويعطيني الربح الأعظمي في الخلية الخاص
بمجموع الربح. |
