تلميحات عن برنامج PowerPoint

تكلمنا في حلقة سابقة عن كيفية التعامل مع برنامج PowerPoint من عائلة Office وعن ما يقدمه هذا البرنامج من خدمات. أما اليوم سنقدم عرضاً سريعاً لبعض التلميحات التي تساعدنا في التعامل مع هذا البرنامج، حيث يوجد العديد من الأدوات التي تسرع العمل وتختصر الجهد اللازم لإتمام مهمة ما.

1- الحزم والذهاب.

بعد الانتهاء من إنشاء الشرائح بشكل كامل قد نرغب بتناقل الملف بطريقة تختف عن الطباعة مثلاً قد نرغب بنقله إلى حاسب آخر. قد تظهر هنا عدة مشاكل من أهمها نسيان نقل ملفات الفيديو التي تم وضعها ضمن الشرائح وبالتالي لا يمكن مشاهدة هذه الأفلام على الحاسب الآخر. كما يمكن للحاسب الآخر أن لا يحتوي على الخطوط التي تم استخدامها في تصميم الشرائح وبالتالي سيتم عرض الشرائح بخطوط أخرى موجودة على الحاسب الجديد. أما المشكلة الأهم هي عدم وجود برنامج PowerPoint على الحاسب الآخر وبالتالي لن نتمكن من عرض الشرائح.
لهذه الأسباب من المفضل حزم الشرائح ثم نقل الحزمة للحاسب الآخر بدلاً من نقل الملف لوحده. بحيث تحتوي الحزمة على كل ما يحتاجه الشرائح. لتشكيل هذه الحزمة يمكن إتباع الخطوات التالية:
• من القائمة ملف يمكن اختيار الخيار "الحزم والذهاب".
• يظهر مساعد Wizard فيه مجموعة من الخطوات التي يمكن إتباعها أولها تحديد العرض المراد حزمه. هنا يوجد خيارين الأول حزم العر ض النشط والآخر حزم عروض أخرى قد تم إنشاؤها مسبقاُ.
• ثم اختيار الوجهة التي نريد تخزين الحزمة فيها.
• تحديد الارتباطات المراد تضمينها ضمن الحزمة (ملفات – خطوط).
• تضمين العارض الخاص ببرنامج PowerPoint والمسؤول عن عرض الشرائح في هذه الحالة يمكن عرض الشرائح على الحاسب الآخر دون تنصيب برنامج PowerPoint.

2- الشريحة الرئيسية Master Slide.

يتضمن كل تصميم من التصاميم الموجودة في البرنامج تحديد لنوع الخطوط التي ستستعمل وألوان هذه الخطوط كما يوجد في بعض التصاميم مجموعة من الصور الصغيرة.
يمكن ضبط هذه الأشياء (الألوان والخطوط والصور) في التصميم الذي نريد تطبيقه على الشرائح من الشريحة الرئيسية التي يمكن الوصول لها باختيار الخيار الشريحة الرئيسية من القائمة عرض --< رئيسي.
تظهر نافذة تحتوي على الأجزاء التي يتكون منها التصميم يمكن التحكم بها كما نريد. وبعد الانتهاء يمكن حفظ التعديلات ثم اختيار الخيار إغلاق الشريحة الرئيسية لتطبق كافة التغيرات على كافة الشرائح الموجودة في الملف الحالي.
كما في المثال التالي: يمكن تغيير حجم الخط ولونه بالنسبة إلى العنوان الرئيسي والفرعي، كما تغيير مكان ظهور العناوين، كذلك الأمر بالنسبة إلى الصورة الموجودة على الشريحة يمكن تغييرها لتصبح كما يلي.

3- تغيير الخطوط Replace fonts.

قد نحتاج أحياناً إلى تغيير الخطوط المستخدمة في عرض ما. للقيام بهذه المهمة لا نحتاج إلى المرور على كل مربع نص موجود ضمن الشرائح لتغيير الخط المستخدم فيه وإنما يمكن استخدام استبدال الخط من القائمة تنسيق. تظهر نافذة تحوي جميع الخطوط المستخدمة في العرض بالإضافة إلى جميع الخطوط الموجود على الحاسب ضمن نظام التشغيل. يمكن اختيار أي خط مستخدم ثم اختيار الخط المراد استبداله به ثم نضغط الزر استبدال عند ذلك يتم استبدال جميع النصوص المكتوبة بالخط المحدد بالخط الجديد الذي تم اختياره. كما في المثال التالي يتم استبدال جميع النصوص المكتوبة بالخط Arial بالخط Arial Unicode Ms.

قد يحتاج العارض أثناء العرض إلى زيادة كلمات توضيحية أو إلى رسم خطوط أو التركيز على منطقة محددة من الشريحة. ولكن لا يريد أن يتم حفظ هذه الزيادة على الشرائح لذلك يمكن تحويل مؤشر الفأرة إلى قلم يمكن استخدامه للكتابة على الشرائح التي يتم عرضها بحيث تحتفي أي كتابة تمت إضافتها بانتهاء عرض الشريحة.
يمكن تحويل المؤشر إلى قلم بالضغط بالزر اليميني للفأرة ثم اختيار قلم من خيارات المؤشر، يمكن بعد ذلك البدء بالكتابة على الشريحة. كما يمكن من القائمة نفسها اختيار اللوم المراد للقلم الكتابة به.

5- مفكرة الاجتماع.

قد يخطر على بال العارض مجموعة من الأفكار الأخرى أثناء العرض ولكن يريد ذكرها بعد انتهاء العرض، أو قد توجه له مجموعة من الأسئلة يفضل الإجابة عليها بعد انتهاء العرض. يقدم البرنامج للعارض مفكرة للاجتماع يتمكن من خلالها إضافة جميع الملاحظات التي يريدها بحيث يضيف البرنامج في نهاية العرض شريحة إضافية بشكل أوتوماتيكي عليها جميع الملاحظات التي دونها العارض خلال فترة العرض.
يمك الوصول لمفكرة الاجتماع بالضغط بالزر اليميني على الشريحة التي يتم عرضها ثم اختيار مفكرة الاجتماع. تظهر نافذة يتم من خلالها إدخال الملاحظة والمعني بها بالإضافة إلى وقت عرضها أو طرحها.

6- ألبوم الصور.

يمكن إنشاء مجموعة من الشرائح تشكل ألبوم صور دون الحاجة إلى وضع كل صورة على حدة والعمل على تنسيقها بل يمكن استخدام الأداة التي تساعد على إنشاء الألبوم والتي يمكن الوصول إليها من القائمة إدراج ثم الخيار صورة ثم تختار الأمر لبوم صور فوتوغرافية جديد.
تظهر نافذة نستطيع من خلالها تحديد الصور المراد وضعها ضمن الألبوم سواء كانت صور موجودة على القرص أو نريد سحبها من ماسح ضوئي.
يمكن تحديد عدد الصور التي نريد وضعها ضمن الشريحة الواحدة كما يمكن معالجة الصور التي يتم اختيارها. بالإضافة إلى إمكانية وضع نص بين الصور التي يتم اختيارها.
بعد اختيار الزر "إنشاء" يتم إنشاء مجموعة من الشرائح التي تحتوي الصور المختارة.