استخدام الحاسب لإرسال فاكس

إن الفاكس عبارة عن تقنية قديمة نوعاً ما نستطيع من خلالها تبادل معلومات بين طرفين باستخدام شبكة الهاتف، بحيث تكون المعلومات بصيغة لا يمكن تبادلها عن طريق الهاتف مثل صور ونصوص وغيرها. يوجد مجموعة من آلات فاكس تساعدنا على تبادل هذه المعلومات، فآلة الفاكس تقوم بعملية مسح ضوئي للورقة ثم تحويل المعلومات إلى معلومات رقمية وأخيراً تحويلها إلى إشارة يمكن نقلها عن طريق شبكة الهاتف، كما تستطيع عند استقبال فاكس أن تقوم بالعملية المعاكسة فتحول الإشارة التي تستقبلها من الهاتف إلى معلومات وتقوم بطباعتها.
عند إرسال واستقبال الفاكس يجب أن يكون كلا الطرفين جاهزاً كما عند طلب مكالمة هاتف. حيث يصبح كلا الهاتفين مشغولين وكأن مكالمة عادية تجري. أما في حال حاول طرف من الأطراف البدء بإرسال الفاكس وكان الهاتف في الطرف الآخر مشغولاً لن تتم عملية الإرسال.
ولكن من غير الضروري أن يكون هناك شخص ليقوم بعملية الاستقبال يكفي أن تكون آلة الفاكس تعمل.

أما بالنسبة للأشخاص الذين لا يملكون آلة فاكس يمكنهم تبادل المعلومات عن طريق الحاسب، حيث يمكن استخدام الحاسب للقيام بنفس المهمة. فالخطوة الأولى من عمل الفاكس تكون قد اختصرت تلقائياً لان المعلومات رقمية وهي ضمن الحاسب ثم نحتاج إلى من يقوم بتحويل هذه المعلومات إلى إشارة يمكن نقلها على شبكة الهاتف وهذا ما تقوم به بطاقة الموديم التي تحوي العتاد الصلب الخاص بالفاكس. ولكن يبقى الحاجة إلى استخدام برامج مساعدة في عملية الإرسال وتنسسيق الملفات كما في حالة الرسائل البريدية الإلكترونية. وبالتالي يأخذ البرنامج المعلومات المراد إرسالها إلى الطرف الآخر ثم يقوم بتحويلها إلى ملف صورة ومن ثم يقوم الموديم بتحويل هذا الملف إلى إشارات يمكن إرسالهاعن طريق الهاتف إلى الجهة الأخرى فيتم استقبالها عن طريق آلة فاكس أو عن طريق حاسب آخر موصول بالهاتف عن طريق موديم ويحوي برنامج خاص بالفاكس.
يوجد العديد من هذه البرامج حالياً وهي متوفرة بالأسواق مثل WinFax الذي أصبح بنسخته العاشرة الاصدار الثاني.

يمكن استخدام هذا البرنامج من أجل استقبال وإرسال الفاكسات كما يمكن استخدامه لفهرسة وأرشفة مجموعة الفاكسات التي تصلنا أو التي نرسلها حيث يحتوي هذا البرنامج على مجموعة من المجلدات الافتراضية مثل مجلد الفاكسات المرسلة ومجلد الفاكسات المستقبلة ومجلد الفاكسات المحذوفة وغيرها.
يحوي هذا البرنامج أيضاُ على دفتر تلفونات خاص به وبالتالي يمكن عند إرسال فاكس الاكتفاء باختيار اسم الشخص المراد إرسال الفاكس له دون الحاجة إلى كتابة أو حفظ رقم الهاتف الخاص به.
أما لضبط إعدادات هذا البرنامج يمكن اختيار الأمر setup من الشريط الموجود بأعلى النافذة، فيمكن عن طريق النافذة التي ستظهر التحكم مثلاً بعدد رنات الهاتف التي تسبق عملية الإجابة، أو بإظهار ما يدل على استقبال فاكس ما، كما يمكن تحديد الأوقات التي نمنع فيها البرنامج من الإجابة على المكالمات القادمة.
عند إرسال فاكس نكتفي بالخطوات التالية:
• النقر على نزر إرسال.
• تحديد أسماء الأشخاص أو أرقام الهواتف الخاصة بالأشخاص الذين نريد إرسال الفاكس لهم.
• كتابة محتوى الفاكس في النافذة التي تظهر في أسفل نافذة الإرسال.
• يمكن اختيار غطاء مناسب للفاكس المراد إرساله حسب المناسبة.
• وأخيراً ننقر على زر إرسال.
أما في الطرف الآخر ولكي تتم عملية الاستقبال يجب أن يكون خط الهاتف غير مشغول والبرنامج يعمل. وبالتالي يتم استقبال المكالمة من قبل البرنامج بعد عدد من الرنات حسب إعداد البرنامج ويتم استقبال الرسالة. يمكن أن نرى الرسالة التي تم استقبالها من مجلد الفاكسات المستقبلة.

أما في حال كتبنا ملف باستخدام برنامج Word أو أي برنامج آخر وأردنا إرساله كفاكس، فيمكننا الاستفادة من الطابعة الافتراضية ضمن Windows والتي يقوم بتعريفها برنامج WinFax (يمكن رؤية هذه الطابعة من لوحة التحكم ثم الطابعات) وبالتالي تصبح هذه الطابعة مرئية بالنسبة إلى جميع البرامج كأي طابعة أخرى معرفة ضمن Windows فإذا فتحنا ملف Word وحاولنا أخذ الخيار print نجد لدينا الطابعة الافتراضية إذا أعطينا أمر طباعة نجد أن نافذة البرنامج الخاصة بالإرسال قد فتحت ويمكن تحديد رقم الهاتف الذي سيستقبل عليه الفاكس.

لا ينحصر استخدام بطاقة الموديم في عملية استقبال وإرسال فاكسات بل نستطيع الاستفادة منها لإظهار جميع ميزات شبكة الهاتف مثالً يمكن استخدام البرنامج Talk Works لاستقبال مكالمات الهاتف حتى ولو لم تكن فاكس حيث يعمل البرنامج كآلة إجابة على الهواتفAnswer Machine كما يمكن إظهار رقم المتصل في حال كان خط الهاتف يتمتع بهذه الميزة.

زينة طربيه 03-10-2003