تلميحات عن استخدام Word
الجزء الثاني

لقد بدأنا في حلقة سابقة إعطاء تلميحات عن استخدام برنامج الـ Word فتعرفنا على بعض الأدوات المفيدة التي تسرع تحرير الوثائق باستخدام هذا البرنامج مثل استخدام القوالب الجاهزة سنتابع في هذه الفقرة التعرف على أدوات أخرى تساعد على فهرسة الوثائق مكتوبة سابقاً أو التي نقوم بكتابتها الآن.

1- بناء جدول محتويات (فهرس):
الفهرس عبارة عن جدول يمكن من خلاله معرفة ما تحويه الوثيقة من عناوين، حيث تظهر فيه العناوين الرئيسية والفرعية في النص مع أرقام الصفحات التي تحوي هذه العناوين.
سنبدأ هذه الفقرة بإعطاء بالتذكير أن الكتاب يحوي عادة عناوين رئيسية تحوي ضمنها مجموعة من العناوين الفرعية،. كذلك العناوين الفرعية تحوي ضمنها مجموعة من العناوين الفرعية وهكذا مثلاُ يمكن لوثيقة تحوي موضوعاً عن جهاز الكمبيوتر أن تحوي العناوين الموجودة بالشكل 1.
نسمي العناوين الرئيسة Level1 أو عناوين من المستوى الأول والعناوين الفرعية الأولى عناوين من المستوى الثاني Level2 وهكذا.

يمكن من خلال برنامج Word بناء جدول محتويات (فهرس للوثيقة) باتباع الخطوات التالية:
• ترقيم صفحات الوثيقة حتى نستطيع الاستدلال على الصفحة التي تحوي العنوان المراد. نستطيع ترقيم الصفحات من القائمة إدراج Insert ثم الخيار أرقام الصفحات Page numbers. نظهر نافذة نستطيع من خلالها اختيار الطريقة التي نريد إظهار الأرقام بها مثلاً هل نريد إظهارها في منتصف الصفحة أو في الجهة اليمنى أو اليسرى، في أعلى أو أسفل الصفحة، بدء العد من قيمة معينة وغيرها من الخيارات.

• تحديد أسلوب إظهار العناوين مثلاً العناوين من المستوى الأول جميعها تكتب بخط قياس 18 عريض نوعه ِArial مثلاً أما العناوين من المستوى الثاني تكتب بخط 16 عريض وبنوع كذا.... لذلك نعرف ما يسمى أنماط Style لكل مستوى من القائمة Format ثم Style and Formatting فنعرف ما نريده من أنماط بتحديد نوع اسم النمط وحجم الخط ونوعه و .... مثلاً S1 للمستوى الأول وS2 للمستوى الثاني و S3 للمستوى الثالث.

• يجب أن نعرف البرنامج على مستويات الأنماط التي تم تعريفها في الخطوة السابقة بأن نربط كل نمط بالمستوى الخاص به من جدول المحتويات. من القائمة إدراج Insert ثم مراجع References ثم نختار Index and Tables . في الصفحة الثانية نختار Option فتظهر جميع الأنماط المعرفة في قائمة نختار الأنماط المعرفة ونضع أمام كل نمط رقم المستوى.

• نمسح الوثيقة التي نريد بناء فهرس لها ثم نضع لكل عنوان النمط الموافق له حسب المستوى الذي يقع فيه بتحديد العنوان واختيار النمط.
• نقف في المكان الذي نريد إظهار جدول المحتويات مثلا في بداية الوثيقة أو في النهاية. ثم نذهب للقائمة إدراج Insert ثم مراجع ثم نختار الصفحة الثانية من Index and Tables. وأخيراً نختار الخيارات التي نريدها للإظهار ونعطي أمر موافق فيظهر جدول المحتويات.

نلاحظ ظهور العنوان في طرف وفي الطرف الآخر من الصفحة رقم الصفحة التي يظهر فيها العنوان ضمن الوثيقة. إذا وضعنا الفأرة على أي عنوان وضغطنا الرز CTRL يأخذنا البرنامج إلى الصفحة التي تحوي العنوان مباشرة مما يسهل علينا عملية التجول ضمن الوثيقة.

يبقى فقط الإشارة إلى أن البرنامج يستطيع معالجة هذا الجدول بطريقة مناسبة فإذا تغيرت أرقام الصفحات التي تظهر فيها العناوين أو اضطررنا إلى وضع فقرة جديدة ونريد للعنوان الخاص بها أن يضاف إلى جدول المحتويات نقوم بالوقوف على الجدول بوضع الفأرة على الطرف اليساري ثم نضغط الزر F9.

2- بناء فهرس بالكلمات:
من المفيد أحياناً معرفة مكان ورود الكلمات ضمن الوثيقة مما يساعدنا في عملية البحث عن ما نريد قراءته. وعند كتابة وثيقة كبيرة يمكن عمل فهرسة للكلمات المفتاحية في الوثيقة بحيث يظهر جدول خاص بالكلمات في نهاية الوثيقة تظهر فيه الكلمة المفتاحية وأمامها أرقام الصفحات التي ظهرت هذه الكلمة فيها ضمن الوثيقة.

لبناء هذا الفهرس نقوم بمسح الوثيقة واختيار الكلمات المفتاحية التي نريد وضعها في الفهرس. عند اختيار كلمة نأخذ من القائمة إدراج Insert، الخيار Index and Tables، ثم الصفحة الأولى Index، نأخذ الخيار Mark Entry فتظهر النافذة التالية:

نضع الكلمة المرادة في الحقل Main entry. ثم نستطيع اختيار إظهار جميع الصفحات التي تظهر فيها الكلمة أو فقط الصفحة الحالية. ثم نعطي أمر موافق.
نكرر العملية السابقة من أجل جميع الكلمات في الوثيقة ثم نقف في المكان المراد إظهار الفهرس فيه ونختار من نفس الصفحة السابقة الخيار موافق.
يمكن تعديل هذا الجدول بنفس الطريقة التي نعدل فيها جدول المحتويات لأن البرنامج يقوم بمعالجته بشكل أوتوماتيكي.

3- بناء جدول خاص بالرسومات:
جدول الرسومات هو جدول مشابه لجدول المحتويات ولكن بدل العناوين تظهر أسماء الرسومات التي تحويها الوثيقة وإلى جانب كل وثيقة رقم الصفحة التي تظهر فيها الرسمة.
لبناء هذا الجدول نمسح الوثيقة لنضع أمام كل رسمة تأشيرة على مكان وجودها عن طريق القائمة السابقة إدراج – مراجع - Caption نضع الخيارات التي نريدها مع العلم أن البرنامج يستطيع ترقيم الرسومات بطريقة أوتوماتيكية يجب فقط اختيار هذه الإمكانية.

نقف في المكان الذي نريد وضع الجدول فيه ثم من القائمة إدراج – مراجع – فهرسة وجداول ثم الصفحة الثالثة، نختار الخيارات التي نريدها والتي تتعلق بطريقة الإظهار مثل أرقام الصفحات في الطرف اليساري من الصفحة وهكذا وأسماء الرسومات بدون أرقام ولكن كارتباطات مرجعية ثم نعطي الأمر موافق.
ملاحظة: يمكن تعديل هذا الجدول بنفس الطريقة السابقة.

4- وضع شرح للكلمات في أسفل الصفحة:
نضطر إلى وضع تعليق على بعض الكلمات في الوثيقة كشرح مفصل لها أو لذكر جملة تتعلق بها أو لذكر مرجع خاص بهذه الكلمة نستطيع باستخدام Word وضع تعليق عن الكلمات في أسفل الصفحة الأمر الذي يسهل عملية إدارة هذه الشروحات كثيراً لأنه يوفر علينا الوقت اللازم لمعالجتها مثلاً يلاحق مكان وجود الكلمة ويبقى التعليق بنفس الصفحة التي تتواجد فيها الكلمة.

نقف عند الكلمة المرادة ونختار من القائمة Insert – مراجع – الخيار Footnote ثم نعطي الأمر موافق ونكتب ما نريده من تعليق عن الكلمة في المكان الذي يوقفنا عنده.
يستطيع البرنامج ترقيم الشروحات بكامل الملف دون أن نضطر إلى القيام بذلك.

أخيراً يمكن القيام بكل ما سبق يدوياً دون الاستفادة من البرنامج ولكن ذلك مضيعة للوقت والجهد بالإضافة إلى الوقت الذي نحتاجه لمعالجة هذه الجداول عند الحاجة لتعديلها.