معلومات مفيدة في استخدام Word

تعد عائلة Microsoft Office من أكثر البرامج الخدمية استخداماً على الإطلاق فهي تتألف من مجموعة برامج يقدم كل منها خدمة مميزة للمستخدم في مجال معين مثلاً يساعد Word على تحرير النصوص بينما يساعد Outlook على التعامل مع الرسائل إلكترونية وAccess للتعامل مع قواعد المعطيات بالإضافة إلى غيرها من البرامج المفيدة. سوف نتعرف في هذه الفقرة على مجموعة من الإمكانات المفيدة في برنامج Word التي تسهل عمل المستخدم وتسرعه ولكنها غير معروفة بشكل كبير.
يوجد مجموعة من الأدوات التي تساعدنا على تسريع عملية كتابة الكلمات أو الجمل القصيرة مثلاً.
1- AutoText:


يمكن أن يساعدنا الـ Word في تسريع عملية كتابة الكلمات أو الجمل عن طريق استخدام النص التلقائي. حيث يتم تعريف بعض هذه الكلمات أو الجمل للـ Word والتي تستخدم بشكل كبير عند تحرير النصوص، فعندما نبدأ بكتابة إحدى هذه الكلمات يتنبه لوجود كلمة معرفة مسبقاً لديه تبدأ بنفس الحروف فيعطي إشارة لوجود هذه الكلمة وبالتالي إذا كانت هي الكلمة التي نريد كتابتها نقوم بضغط زر Enter فيقوم الـ Word بإكمال كتابة الجملة كاملة. وإلا إذا كنا نكتب كلمة تبدأ بحروف مشابه نقوم بضغط زر ESC.
يوجد لدى Word مجموعة من الكلمات والجمل المعرفة مسبقاً والتي تستخدم كثيراً من قبل معظم المستخدمين مثل التحية عند كتابة الرسائل أو الخاتمة (إلى من يهمه الأمر، إلى أبي وأمي الأعزاء، مع أصدق الأمنيات) وغيرها. كما يمكن للمستخدم إضافة أي كلمة أو جملة يريدها.

يمكن مشاهدة هذه الكلمات أو الجمل من قائمة إدراج Insert ثم نص تلقائي Auto Text. كما نستطيع تعريف كلمات أو جمل أخرى من القائمة نفسها ثم نختار الصفحة نص تلقائي ومن ثم نقوم بكتابتها في الحقل المخصص وإعطاء الأمر Add .


2- Replace Word.
عند كتابة وثيقة تختص بموضوع معين غالبا ما تتكرر كلمات تختص بالموضوع مثلاً إذا كنا نكتب وثيقة عن الانترنيت غالباً ما تتكرر مجموعة كلمات مثل البريد الإلكتروني أو العنوان أو غيرها .. لذلك يمكن الإشارة إلى كل كلمة برمز نكتفي بكتابته ويقوم الـ Word باستبدال هذا الرمز عند ظهوره بالكلمة الأصلية.
نستطيع تعريف هذه الكلمات من القائمة إدراج Insert ثم نص تلقائي AutoText ثم الخيار نص تلقائي AutoText. نختار الصفحة تصحيح تلقائي AutoCorrect ثم نكتب الكلمة مع الرمز الخاص بها .
إن الخصائص السابقة تساعدنا على تسريع كتابة جمل أو الكلمات المكررة أثناء تحرير ملفات نصية ولكن يوجد طريقة تساعدنا على تسريع عملية تحرير الملفات.

3- .Dot :
يوجد في Word ما يسمى بقوالب العمل أو Document template التي تساعدنا على تسريع العمل في حالة الحاجة إلى استمارات متكررة فقد نضطر أحياناً إلى تشكيل استمارة تستخدم أكثر من مرة ولكن بكل مرة مع معلومات مختلفة مثلاً في حالة عيادة طبية يحتاج الطبيب إلى ملئ استمارة خاصة بكل مريض فإن الشكل العام للاستمارة سيكون نفسه ولكن ستختلف المعلومات التي ستحويها الاستمارة.
• يوجد في ورد قوالب جاهزة كثيرة الاستخدام مثلاً يمكن إيجاد استمارات خاصة بالرسائل أو الفاكس واستمارات خاصة بالتقارير فإذا أردنا استخدام إحداها وليكن الفاكس مثلاً نستطيع الضغط على القائمة ملف File ثم New document Template ثم نختار القالب الذي نريده. نجد استمارة جاهزة تحوي الشكل العام للفاكس وفيها مجموعة من الحقول التي يجب ملئها. بعد الانتهاء من ملئ الوثيقة يتم حفظها كما تعودنا بالمكان الذي نريد وباللاحقة المعروفة للـ Word ( Doc).
• يمكن التعديل على القالب الذي اخترناه وحفظ التعديلات بقالب آخر خاص بنا بحيث نستطيع إنشاء استمارات من هذا القالب فيما بعد، ولكن يتم حفظه باللاحقة DOT وضمن القوالب التابعة للـ Word.
• كما يمكن إنشاء قوالب جديدة نقوم ببناءها وتصميمها كما نريد، عن طريق إنشاء وثيقة جديدة عن طريق القائمة ملف File ثم جديد New نختار جديد من المستند الفارغ ولكن هذه المرة من النوع قالب وليس مستند عادي. نقوم بوضع ما نريد فيها وحفظها باللاحقة DOT.

ملاحظة: عند تصميم قالب يتم حفظه بلاحقة تسمى DOT أما الملفات العادية فهي ذو لاحقة DOC.
من المعروف عند كتابة الوثائق أن الوقت الأكبر يصرف على عملية تنسيق النص ليظهر بمظهر لائق ولكن يوجد ما يساعدنا على تسريع هذا العمل.
4- أداة نسخ التنسيق:
عند تحرير نص ما نهدر الكثير من الوقت في عملية تنسيق النص المكتوب مثل تغيير حجم الخط ولونه أو تغيير موقع الكلام أو طريقة الكتابة (بالمائل أو بخط عرض أو غيره) لذلك نستطيع تنسيق فقرة صغيرة ثم نسخ تنسيق هذه الفقرة وتطبيقها على فقرات أخرى في حال أردنا نفس التنسيق للفقرة الجديدة.

زينة طربيه، مهندسة معلوماتية
الأدوات المساعدة للمعاقين
Accessibility

تقدم التكنولوجيا اليوم حلولاً لمشاكل كثيرة، طبية واقتصادية وصناعية.... فماذا يقدم الحاسب الشخصي للمعاقين؟.
يقدم Windows في إصدارته XP مجموعة من الأدوات تساعد المعاقين على استخدام الحاسوب. وتتوفر أدوات من أجل أشكال عديدة من الإعاقة. واستخدام الحاسب الشخصي ربما يخلق فرص عمل لهؤلاء المعاقين. وكذلك انتشار الإنترنت سيجعل العمل في المنزل ممكناً وبالتالي يمكن جعل الشخص المعاق شخصاً منتجاً.
يمكن تصنيف هذه الأدوات وفق الفئات التالية:
1. أدوات مساعدة للأشخاص الذين يعانون من ضعف البصر.
2. أدوات مساعدة للأشخاص الذين يعانون من ضعف السمع.
3. أدوات مساعدة للأشخاص الذين يعانون من إعاقة جسدية ما.
I- أدوات مساعدة للأشخاص الذين يعانون من ضعف البصر.
1. يمكن تخصيص Windows بحيث يعرض النوافذ بألوان متباينة والنصوص بحجوم كبير بحيث تساعد الشخص على الرؤية.
الطريقة:
Control panel => display => appereance :
Color scheme = eg. High Contrast #1
Font size = eg. Extra Large Fonts
2. المكبرة Magnifier:
تحجز قسم من شاشة العرض بحيث تكبر ما يظهر على الشاشة، ويمكن للشخص أن يحرك الفأرة فوق الجزء الذي يرغب بقراءة ما كتب فيه، ومن ثم القراءة في المساحة المخصصة للمكبرة
الطريقة:
Start => All Programs => Accessories => Accessibility => Magnifier

يمكن تعديل مستوى التكبير ليناسب الشخص الذي يعاني من ضعف البصر.
3. الناطق Narrator:
يقوم هذا الناطق بقراءة معظم الأشياء التي تظهر على الشاشة مما يسمح للشخص الذي يعاني من ضعف البصر أن يعتمد على سمعه، ولكن هذا يتطلب مهارة في اللغة الإنكليزية وكذلك تدريب.

Start => All Programs => Accessories => Accessibility => Narrator
يقرأ كافة الحروف التي تضغط على لوحة المفاتيح فيسمح باكتشاف أخطاء الكتابة.
II - أدوات مساعدة للأشخاص الذين يعانون من ضعف السمع

ليس بالشيء الكثير على اعتبار أن كافة فعاليات النظام مرئية. ولكن يمكن أن نطلب من نظام التشغيل أن يقوم بتنبيه مرئي عند حدوث صوت في النظام، كما يمكن أن نطلب منه إجبار البرامج التي تصدر أصوات ما أن تظهر رسائل مكتوبة في حال كانت متوفرة.
الطريقة:
Control Panel => Accessibility Options => Sound:
Use SoundSentry
Use ShowSounds
III- أدوات مساعدة للأشخاص الذين يعانون من إعاقة جسدية ما.
1. للذين لا يستطيعون استخدام الفأرة يمكنهم استخدام الآلة الحاسبة التي تظهر على لوحة المفاتيح كفأرة. وتحرك الأزرار (1-2-3-4-6-7-8-9) مؤشر الفأرة كما هو متوقع كلاً باتجاهه، بينما يلعب الزر 5 دور النقرة الواحدة أما + فيلعب دور النقر المزدوج، ومن أجل السحب والإفلات يستخدم مفتاح Ins ومن ثم التحريك بالأزرار (9-8-7-6-4-3-2-1) للموقع المرغوب ثم الزر5 للإفلات.
الطريقة:
Control Panel => Accessibility Options => Mouse => Use MouseKeys

2. للذين لا يمكن لهم استخدام لوحة المفاتيح إطلاقاً يمكنهم استخدام الفأرة للضغط على لوحة مفاتيح تظهر على الشاشة تدعى on screen keyboard تعمل تماماً كما لو كانت لوحة مفاتيح فيزيائية حيث يوجه نظام التشغيل البرامج للاستجابة كما لو كانت لوحة المفاتيح الحقيقية هي المستخدمة.
الطريقة:
Start => All Programs => Accessories => Accessibility => on-Screen Keyboard

3. للذين يعانون من بعض المشاكل في استخدام لوحة المفاتيح مثل عدم القدرة على ضغط عدة مفاتيح في آن معاً (مثل Ctrl+Alt+del) يمكن أن نطلب من نظام التشغيل أن يحتفظ بالأزرار المضغوطة حتى تكتمل المجموعة ثم ينفذ العمل المطلوب.
الطريقة:
Control Panel => Accessibility Options => Use StickyKeys
كما يمكن من أجل الأشخاص الذين لا يستطيعون رفع يدهم مباشرة عن لوحة المفاتيح أن نطلب من نظام التشغيل أن لا يقبل الحروف المتكررة نتيجة الضغط على نفس الزر بشكل متكرر.
الطريقة:
Control Panel => Accessibility Options => Use FilterKeys
4. للذين لا يستطيعون استخدام الفأرة ولا لوحة المفاتيح يوجد أجهزة أخرى تربط على المدخل التسلسلي للحاسب ولذلك تدعى Serialkey devices تعمل بالتعاون مع on-screen keyboard، تسمح باستخدام أي عضو فعال في الجسم وموثوق الحركة لتحديد رقم السطر والعامود الذي يقع فيه الحرف (الزر) المطلوب ضغطه، يمكن أن يكون هذا العضو هو العين مثلاً.

طارق جبر، مهندس معلوماتية